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住みたいお部屋を決めたら入居申し込みをしますが、お申し込みからご入居まで、どのような手続きが必要なのでしょうか。どのようなスケジュールで動いていくのか、必要な書類や必要な日数などを詳細に解説していきます。全体の流れがイメージできるようにしましょう。
契約の全体像
入居したいお部屋が見つかったら、次は賃貸借契約へと移ります。それは【入居申し込み → 入居審査 → 契約締結・初期費用支払い → 入居】という流れで進んでいきます。入居申し込みから実際の入居までにかかる日数は、退去済みの物件に申し込みした場合、最短で2週間、最長で3週間前後が一般的な目安です。
この流れに沿って解説していきましょう。
入居申し込み
物件が決まったら管理会社に入居申込書を送付しますが、不動産仲介会社がお手続きのお手伝いをいたします。仲介会社の店舗のパソコンからインターネット上で手続きをしていただいたり、FAX対応の管理会社なら書類にご記入いただき、仲介会社がFAX送付を行います。申し込みは先着順で受理されます。
申し込みの際には、申込書とともに身分証などを提出しますが、申し込みが受理されると、入居希望者がどのような人か、毎月の家賃の支払い能力はあるかなどの入居審査に移ります。その際に必要なのは以下のような書類です。
1.申込書
借主や同居者の個人情報、勤務先情報、緊急連絡先、連帯保証人を起用する際は連帯保証人の個人情報を記入します。緊急連絡先は親族の連絡先を記入するのが一般的ですが、止むを得ない場合は友人でも認められることもあります。「友人には頼みづらい」という方がいらっしゃいますが、管理会社や貸主から借主に連絡がつかない場合のみに連絡が入るだけで、金銭の請求が行くことはありませんのでご安心ください。
連帯保証人に関しては、原則親族が該当者です。定期的な収入があり、借りる予定の物件の家賃の支払い能力があることが必須条件となります。親族で連帯保証人を頼める人がいない場合は、勤務先の代表者などを認める場合もありますが管理会社や貸主が判断するので、物件ごとに確認してもらいましょう。
なお、保証会社を利用しても連帯保証人が必要となるケースもございますのでご注意ください。
2.身分証明書
身分証明書は、入居希望者の本人確認や企業などの在籍確認のために提出を求められます。代表的なものが運転免許証や学生証、健康保険証になります。最近ではマイナンバーカードも用いられています。運転免許証や学生証、マイナンバーカードは本人確認のために、健康保険証は勤務先の在籍確認のためのものです。運転免許証を持っていない、帰国して間もないなどのケースでは、パスポートで代えられます。また、就職や転職、進学をなどで引越しをする場合は、内定通知書や合格通知書が在籍の証明となります。
3.収入証明書（不要なケースもあります）
企業にお勤めの方は収入を確認するために、源泉徴収票または直近3か月分の給与明細の提出を求められる場合があります。個人事業主の方であれば確定申告票や課税証明書が、就職や転職でお引越しをされるような方は雇用契約書など給与形態が分かる書類が必要です。
※必要書類が揃わなかったら※
申込書に上記の情報が揃った段階で入居審査はスタートしますが、申し込みすると決めたタイミングで、申込書の各項目を完璧に書き込めたり、その場に収入証明書を持参していることはまずないでしょう。そのような場合でも、その時点である程度の申込書の記入ができれば問題はありません。身分証もその場に持参したもので本人確認ができれば、管理会社は他者の申し込みを締め切ってくれます。ただし書類が揃わない状態が長く続いてしまうと、貸主の機会損失を考慮して再募集がかけられます。そうならないために、不足書類は遅くても申し込みから3日以内には揃えて提出しましょう。
※例外もございますのでご注意ください。
入居審査
入居審査の主な目的は、継続的な支払い能力があるかを判断するためです。審査は、①保証会社による審査と②貸主による審査の2つです。審査に要する期間は、書類の提出状況によって前後しますが、おおよそ3～5日です。早くて1日で出ることもあれば、1週間近くかかってしまう場合もあります。
1.保証会社による審査
保証会社の審査では、家賃を問題なく払える定収入があるかないかを審査します。一般的に、管理費込みの金額が月収の1/3程度であれば問題なく通過すると言われています。しかし、保証会社によっては過去にクレジットカードや公共料金の滞納歴があると、審査が否決されるなど、審査基準は会社によってさまざまです。
そのため、申し込む物件の保証会社がどこであるかを事前に確認しておくことも大切です。また、過去に何らかの滞納歴がある方は、話しづらくても仲介会社の担当者にあらかじめ伝えておき、審査基準の低い保証会社を使っている物件を紹介してもらうのも得策です。審査でひっかかりそうな物件で時間を浪費したり心配させられたりするよりも、その方が効率的です。
2.貸主による審査
貸主による審査基準は、貸主によって判断材料がさまざまなので一概には言えません。しかし、勤務先の業種や規模、収入は、判断材料の重要な要素であることはまちがいないでしょう。
契約締結・初期費用支払い
審査を通過したら、契約開始日（入居が可能になり家賃が発生する日）を決めて契約の締結を行います。契約開始日の目安は申し込み日から最短で2週間、延長できても3週間前後が一般的です。引っ越し前の家賃を節約しようと契約開始日を先延ばしにすると、貸主にとっては家賃収入が途絶える期間が長くなり「もっと早く住める人を探してほしい」と言われる可能性もあるので要注意です。交渉次第では希望日に近づけてくれる物件もありますが、そう長くは待ってはもらえないことは確かです。
契約締結の際に必要なのは以下のようなものです。
- 住民票原本（直近3ヶ月以内に取得したもの）
- 身分証のコピー（審査時に提出したもの、入居者全員分）
- 家賃引き落とし先の口座情報
- 銀行印（上記口座の届け出印）
- 認印
一方、契約開始日が決まり次第、仲介会社には初期費用の請求書が届き、仲介会社から入居者に連絡されます。請求書発行から支払い期日までは意外と早く、1週間弱の期間に用立てなければならないので、この点も要注意です。
ところが中には契約締結より請求が早くなる場合があり、これに不安を抱く人も少なくありません。ですが管理会社は初期費用の支払い確認後に鍵を交換するので、入金が遅れてしまうと借主に鍵を渡すのが遅くなってしまうこともございます。物件の引き渡しまでに余裕をもって手続きをしていただかなくてはなりません。
まとめ
入居申し込みから入居までの手続きは、申し込み時に個人情報の提示をし、それをもとに入居審査を行い、契約の締結と初期費用の支払いを同時に行うのが大まかな流れです。
そしてこれらの期間は、最短で2週間、延長できても3週間前後です。申し込みから1か月近く期間を設けてくれるケースは非常にまれです。
家賃発生のタイミングと初期費用の支払いは、皆さんが想定しているより早いのではないでしょうか。時間的な余裕をもちながらも家賃支払い開始を考慮して、お部屋探しを行いましょう。
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